Laser game pour centres de loisirs et structures jeunesse

Organiser une sortie laser game avec un centre de loisirs permet de proposer aux enfants et aux adolescents une activité collective, ludique et entièrement pratiquée en intérieur. Centres de loisirs, accueils de jeunes, centres sociaux, MJC, maisons de quartier, maisons pour tous, colonies ou autres structures jeunesse peuvent ainsi intégrer quelques parties à leur programme d’activités.

Pour ces structures, le choix d’un laser game ne dépend toutefois pas uniquement de l’intérêt du jeu. Capacité d’accueil, âge minimum, horaires, transport, organisation des groupes, tarifs, accompagnateurs et modalités de facturation sont souvent tout aussi importants.

Une sortie de dix jeunes transportés en minibus et une réservation de soixante participants nécessitant un autocar et plusieurs rotations ne s’organisent évidemment pas de la même manière.

Quelles structures peuvent organiser une sortie laser game ?

Le terme « centre de loisirs » recouvre en pratique des structures et des organisations très différentes.

Une sortie peut notamment être organisée par :

  • un centre de loisirs ou centre aéré ;
  • une structure jeunesse ;
  • un centre social ;
  • une MJC ;
  • une maison pour tous ;
  • une maison de quartier ;
  • un foyer de jeunes ;
  • une colonie ou une structure organisant un séjour ;
  • une structure spécialisée accueillant des enfants ou adultes en situation de handicap.

L’organisation administrative peut elle aussi varier. La réservation peut être préparée directement par un animateur ou un directeur de structure, tandis que le devis et la dépense doivent ensuite être validés par une mairie, une communauté de communes ou une autre collectivité.

C’est pourquoi il est utile de vérifier dès le premier contact qui effectue la réservation, qui valide la dépense et qui règlera finalement la facture.

À partir de quel âge organiser une sortie laser game ?

Les centres de loisirs accueillent souvent plusieurs tranches d’âge, par exemple des enfants d’environ 6 ou 7 ans jusqu’à 11 ou 12 ans, puis des groupes d’adolescents.

L’âge minimum pour jouer au laser game dépend toutefois de chaque établissement. Certains acceptent de jeunes enfants tandis que d’autres imposent un âge ou une taille minimum plus élevés.

Pour une structure accueillant plusieurs tranches d’âge, plusieurs organisations sont possibles.

Les enfants peuvent être mélangés lorsque les différences d’âge restent compatibles avec le jeu, être répartis dans des équipes équilibrées ou jouer sur des créneaux distincts selon leur âge.

Pour un groupe réunissant de jeunes enfants et des adolescents, deux réservations ou plusieurs rotations peuvent parfois être préférables à une grande partie commune.

Demandez donc au centre non seulement l’âge minimum accepté, mais également comment il conseille d’organiser les parties avec les différentes tranches d’âge de votre groupe.

Quand organiser une sortie laser game avec un centre de loisirs ?

Les vacances scolaires constituent naturellement l’une des principales périodes pour ce type de sortie.

Les grandes structures concentrent souvent leurs activités extérieures pendant ces périodes, tandis que les plus petits accueils peuvent également organiser des sorties le mercredi ou ponctuellement le samedi.

Certaines structures reviennent plusieurs fois dans l’année. Pour les enfants qui fréquentent régulièrement le même accueil de loisirs, le laser game peut même devenir une activité récurrente proposée à différentes vacances.

Réserver tôt présente alors un avantage important.

Les centres de loisirs connaissent généralement leur capacité maximale avant de connaître leur effectif définitif. Ils peuvent donc commencer par réserver un nombre de places compatible avec leur transport et leur organisation, puis affiner progressivement l’effectif à mesure que les inscriptions sont confirmées.

Pour une structure qui souhaite revenir régulièrement, réserver les prochaines vacances dès que possible peut également faciliter l’obtention des horaires les mieux adaptés au transport.

Combien d'enfants peut-on emmener au laser game ?

Tout dépend de la capacité du centre.

Une petite structure peut venir avec huit ou dix jeunes et un ou plusieurs animateurs. Une collectivité ou un grand centre peut au contraire réunir 40, 50, 60 participants ou davantage.

À partir d’un certain effectif, tous les jeunes ne joueront pas nécessairement simultanément.

Il faut alors raisonner en termes de :

  • capacité des arènes ;
  • nombre d’équipements disponibles ;
  • nombre d’équipes ;
  • rotations ;
  • temps de pause ;
  • durée totale de la sortie.

Un tournoi peut être particulièrement adapté aux grands groupes. Plusieurs équipes alternent entre les parties avant l’établissement éventuel d’un classement final.

L’objectif n’est pas forcément de faire entrer le maximum de participants possible. Une organisation légèrement moins chargée mais permettant de limiter l’attente et de respecter l’heure de départ du car peut être beaucoup plus confortable.

Pour un grand groupe, demandez donc au centre un déroulement précis avec heure d’arrivée et heure de départ prévue, plutôt qu’un simple nombre de parties.

Une ou plusieurs parties pour un centre de loisirs ?

Comme pour de nombreux groupes, deux parties constituent souvent une formule intéressante.

Une première partie permet aux nouveaux joueurs de découvrir le fonctionnement du jeu et l’arène. Lors de la deuxième, les enfants connaissent déjà les équipements, les règles et les lieux : ils peuvent davantage profiter du jeu.

Une troisième partie peut être envisagée lorsque le budget, le planning et l’organisation de la journée le permettent.

Pour un centre de loisirs, une seule partie peut parfois présenter moins d’intérêt économique qu’on pourrait l’imaginer. Le prix de l’activité n’est qu’une partie du coût de la sortie : transport, mobilisation des animateurs et temps de déplacement restent identiques ou presque, que les enfants jouent une ou deux parties.

Il est donc utile de comparer les formules en raisonnant sur l’ensemble de la sortie plutôt que uniquement sur le prix d’une partie supplémentaire.

Comment constituer les équipes avec plusieurs âges ?

Les équipes peuvent être préparées avant l’arrivée, ce qui facilite considérablement l’organisation des grands groupes.

Les animateurs connaissent les enfants et peuvent choisir de :

  • mélanger certains groupes ;
  • conserver des tranches d’âge séparées ;
  • répartir les joueurs expérimentés ;
  • équilibrer les effectifs ;
  • associer un animateur à chaque équipe.

Pour une structure habituée au centre, une grande partie des enfants peut déjà connaître le fonctionnement du laser game. Le briefing peut alors se concentrer sur les nouveaux joueurs puis rappeler à l’ensemble du groupe les principales règles de sécurité et de fair-play avant l’entrée dans l’arène.

Avec les plus jeunes, le rôle des animateurs reste particulièrement utile pour faciliter l’écoute, les déplacements du groupe, les passages aux toilettes ou les petits incidents pouvant survenir pendant la sortie.

Les animateurs peuvent-ils jouer avec les enfants ?

Cela dépend de l’organisation choisie par la structure et des conditions proposées par l’établissement.

Certains animateurs participent aux parties avec leur groupe. D’autres préfèrent rester dans l’espace d’accueil afin de gérer les enfants qui sortent temporairement de l’arène ou d’assurer la continuité de l’encadrement.

Lors d’un tournoi, une organisation intermédiaire est possible : les animateurs peuvent être répartis entre les équipes, ceux dont l’équipe est en pause restant alors disponibles dans l’accueil.

Certains laser games proposent également des gratuités ou tarifs particuliers pour les accompagnateurs, généralement sous certaines conditions d’effectif.

Ces avantages commerciaux ne correspondent pas aux règles d’encadrement applicables à la structure. Le directeur ou les responsables du groupe doivent donc organiser leurs animateurs selon leurs propres obligations, indépendamment des éventuelles gratuités proposées par le centre.

Un centre de loisirs joue-t-il avec d'autres clients ?

Les pratiques diffèrent selon les établissements.

Un grand groupe dispose généralement d’un effectif suffisant pour organiser ses propres parties ou son tournoi. Pour une petite structure de huit ou dix jeunes, il est en revanche important de demander si d’autres clients pourront être ajoutés.

Le sujet est particulièrement important lorsque les enfants sont jeunes, lorsque plusieurs tranches d’âge doivent être séparées ou lorsque les animateurs ont préparé leurs équipes à l’avance.

Il l’est encore davantage pour certaines structures spécialisées, pour lesquelles la maîtrise de l’environnement de jeu peut être une condition importante de la sortie.

Si vous souhaitez que les participants jouent exclusivement entre eux, vérifiez ce point avant la réservation et utilisez-le comme critère pour comparer les centres de laser game.

Peut-on organiser un laser game avec un IME ou un groupe ayant des besoins particuliers ?

Certains établissements peuvent accueillir des groupes issus d’IME ou d’autres structures spécialisées, mais les besoins doivent être échangés avec le centre avant la sortie.

Il n’existe pas une organisation unique adaptée à tous les groupes.

Selon les participants, il peut par exemple être utile de prévoir davantage d’accompagnateurs, de permettre à certains d’entrer dans l’arène sans jouer, d’adapter le niveau sonore lorsque cela est possible ou de prendre davantage de temps pour l’équipement et les explications.

L’environnement du laser game lui-même doit également être pris en compte : obscurité, musique, effets lumineux, déplacements et port d’un équipement peuvent être appréciés différemment selon les participants.

Les animateurs ou professionnels qui connaissent le groupe sont les mieux placés pour expliquer ses besoins à l’établissement et déterminer avec lui si les conditions d’accueil sont adaptées.

Pour ce type de réservation, un échange préalable détaillé avec le centre est donc préférable à une réservation effectuée uniquement en ligne.

Transport : pourquoi les horaires sont-ils si importants ?

Pour un centre de loisirs, le transport peut représenter une contrainte aussi importante que l’activité elle-même.

Les petites structures disposent parfois de minibus, ce qui limite naturellement le nombre de participants pouvant être transportés. Pour un groupe plus important, la réservation d’un autocar ajoute un coût et impose des horaires beaucoup plus précis.

Avant de confirmer la sortie, vérifiez donc :

  • l’heure à laquelle le groupe doit réellement arriver ;
  • la durée nécessaire pour l’accueil et le briefing ;
  • l’heure de début des parties ;
  • la durée des pauses et rotations ;
  • l’heure de fin prévue ;
  • les possibilités de dépose et de reprise du groupe ;
  • le stationnement éventuel d’un car ou de plusieurs minibus.

Cette précision permet également de coordonner une deuxième activité prévue dans la journée.

Pour un groupe venant en autocar, savoir que la prestation se termine à 11 h 45 est beaucoup plus utile que de simplement savoir qu’il a réservé deux parties.

Peut-on pique-niquer ou prendre le goûter sur place ?

Cela dépend des installations et du règlement de l’établissement.

Une sortie laser game peut être combinée avec une deuxième activité : laser game le matin, pique-nique puis autre sortie l’après-midi, par exemple.

Certains centres disposent d’un espace permettant au groupe de déjeuner ou de prendre un goûter. D’autres n’autorisent pas les repas apportés ou ne disposent tout simplement pas d’un espace suffisamment adapté.

Si votre planning prévoit un repas entre deux étapes, demandez donc si le groupe peut rester sur place, combien de temps et dans quelles conditions.

Ce point peut paraître secondaire lors de la réservation, mais il simplifie considérablement une journée lorsqu’il faut gérer plusieurs dizaines d’enfants et un autocar.

Quels tarifs pour un centre de loisirs ?

Certains laser games proposent des tarifs spécifiques aux centres de loisirs, structures jeunesse ou groupes importants.

Les conditions peuvent dépendre :

  • du nombre de jeunes ;
  • du nombre de parties ;
  • du jour ;
  • de l’horaire ;
  • de la période ;
  • du nombre d’accompagnateurs ;
  • des modalités de réservation et de paiement.

Des créneaux moins demandés peuvent notamment bénéficier de conditions plus intéressantes. Pour une structure capable de réserver plusieurs semaines à l’avance, venir le matin ou en semaine peut permettre d’obtenir un tarif plus avantageux tout en facilitant l’accueil d’un grand groupe.

Il est également utile de demander si des animateurs bénéficient d’une gratuité et, le cas échéant, dans quelles limites.

Ne comparez donc pas uniquement les tarifs publics affichés pour les particuliers : contactez directement les établissements lorsque vous organisez une sortie pour une structure jeunesse.

Devis, bon de commande et Chorus Pro : comment fonctionne la réservation ?

Pour une structure municipale ou intercommunale, la réservation peut suivre un circuit administratif différent de celui d’un particulier.

L’organisateur commence généralement par transmettre les informations nécessaires à l’établissement afin d’obtenir un devis : date, horaires, effectif prévisionnel, nombre de parties et coordonnées de la structure.

Selon l’organisation concernée, le devis validé peut ensuite donner lieu à un bon de commande.

Après la prestation, l’établissement émet la facture. Lorsque la structure relève de la facturation au secteur public, celle-ci peut notamment devoir être déposée sur Chorus Pro avec les références et pièces nécessaires au traitement du paiement.

Pour éviter un blocage administratif, précisez ce fonctionnement avant la sortie et transmettez au centre les informations dont il aura besoin pour établir correctement son devis puis sa facture.

Pour une structure habituée à revenir à chaque période de vacances, ce circuit devient ensuite beaucoup plus simple puisque les deux parties connaissent déjà leurs procédures respectives.

Pourquoi certains centres de loisirs reviennent-ils régulièrement ?

Le laser game possède une particularité intéressante pour les structures jeunesse : les groupes se renouvellent sans être totalement différents.

Un enfant peut fréquenter son centre de loisirs pendant plusieurs années. Certains participants connaissent donc déjà l’activité lors d’une nouvelle sortie tandis que d’autres la découvrent.

Cette découverte peut également se poursuivre en dehors de la structure.

Un enfant qui découvre le laser game avec son centre de loisirs peut ensuite demander à ses parents d’y retourner entre enfants, en famille ou d’y organiser son anniversaire. À l’inverse, certains arrivent au centre de loisirs en connaissant déjà parfaitement l’activité.

Avec le temps, une structure régulière peut ainsi retrouver le même établissement plusieurs fois par an, avec des animateurs et des jeunes qui connaissent déjà les lieux et leur fonctionnement.

Pour l’organisateur comme pour le centre, cette continuité facilite considérablement les sorties suivantes.

Comment choisir un laser game pour un centre de loisirs ?

Avant d’organiser votre sortie laser game, ne vous limitez pas au prix par enfant.

Pour une structure jeunesse, vérifiez notamment :

  • l’âge ou la taille minimum ;
  • la capacité maximale du centre ;
  • le nombre d’équipements disponibles ;
  • la possibilité de séparer différentes tranches d’âge ;
  • le fonctionnement des équipes et rotations ;
  • la possibilité de jouer uniquement entre membres du groupe ;
  • le nombre de parties proposé ;
  • les horaires précis d’arrivée et de départ ;
  • les tarifs centres de loisirs ou groupes ;
  • les conditions concernant les animateurs ;
  • les possibilités de devis et de facturation ;
  • l’acceptation des bons de commande et paiements différés ;
  • les informations nécessaires à une éventuelle facturation via Chorus Pro ;
  • l’accès et le stationnement pour les minibus ou autocars ;
  • les possibilités de pique-nique ou de goûter ;
  • l’adaptation éventuelle de l’accueil à des besoins particuliers.

Pour une sortie de plusieurs dizaines d’enfants, la qualité de l’organisation compte au moins autant que quelques euros d’écart sur le prix global. Un centre capable de donner des horaires précis, d’organiser efficacement les rotations et de gérer correctement le circuit administratif simplifiera considérablement le travail des animateurs et du directeur.

Et lorsqu’une structure revient plusieurs fois par an, cette connaissance mutuelle peut devenir l’un des critères les plus importants pour continuer à travailler avec le même établissement.

Questions fréquentes pour organiser un laser game avec un centre de loisirs

Existe-t-il des tarifs spécifiques pour les centres de loisirs ?

Certains établissements proposent des tarifs dédiés aux centres de loisirs, structures jeunesse ou groupes importants. Ils peuvent dépendre de l’effectif, du nombre de parties, du jour ou de l’horaire choisi. Des conditions particulières peuvent également être prévues pour les animateurs. Contactez directement le centre pour connaître ses tarifs groupes et leurs conditions d’application.

Cela dépend de l’établissement. Certains centres accordent une ou plusieurs gratuités aux animateurs en fonction du nombre de jeunes payants, tandis que d’autres appliquent un tarif spécifique ou le tarif habituel. Ces conditions commerciales sont indépendantes des règles d’encadrement que la structure doit respecter.

Certains établissements acceptent les bons de commande et le paiement différé, notamment pour les structures dépendant d’une collectivité. Le fonctionnement doit être vérifié avant la réservation : devis, validation du bon de commande, informations de facturation et, lorsque cela s’applique, dépôt de la facture sur Chorus Pro. Transmettez au centre les modalités administratives nécessaires suffisamment tôt.

D’autres questions pour préparer votre sortie ? Retrouvez nos réponses et conseils dans la FAQ organisateurs.

Retour en haut